I tre tipi di truffe sui salari: i tuoi dipendenti ti stanno rubando?

La maggior parte delle volte, quando le persone pensano ai dipendenti che rubano dal loro lavoro, pensano a persone che fanno irruzione nell'armadio delle forniture e portano a casa scatole di penne e pile di blocchi legali. Tuttavia, c'è una forma ancora più costosa di frodi che si verificano nelle aziende di tutte le dimensioni in tutto il paese: le frodi sui salari.

Le frodi sui salari sono sorprendentemente comuni e riguardano circa il 30% delle aziende ogni anno. Le aziende perdono milioni di dollari grazie a impiegati senza scrupoli che prendono più denaro di quello che hanno guadagnato. Questo non sta nemmeno tenendo conto dei costi associati all'investigazione di potenziali frodi e all'azione contro i perpetratori. In alcuni casi, i dipendenti sono condannati a pagare la restituzione, ma spesso la frode dei dipendenti comporta perdite per la società.

Tuttavia, non tutte le frodi sui salari sono state create uguali. In generale, ci sono tre tipi di frodi sui salari: frode delle schede attività, dipendenti fantasma e errata classificazione dei dipendenti. Comprendere le sfumature tra ogni tipo aiuta gli investigatori addestrati all'università a individuare e fermare i crimini prima che costino i soldi della tua azienda.

Scheda informativa

Le frodi della scheda attività coinvolgono i dipendenti in modo errato per le ore di lavoro. In alcuni casi, le aziende pagano più del dovuto ai dipendenti sulla base di invii falsi della scheda attività; i dipendenti potrebbero anche avere un orologio per i lavoratori in entrata e in uscita per loro quando non sono nemmeno programmati per lavorare. In uno schema di timesheet comune, un dipendente "dimentica" di eseguire il clock in o out, quindi richiede una voce manuale, a cui quindi aggiungono ore extra. In altri casi, un addetto alle retribuzioni può partecipare allo schema e ignorare manualmente i fogli di lavoro dei dipendenti per aumentare il numero di ore lavorate o persino il tasso di retribuzione.

Solitamente le frodi relative alle schede attività possono essere rilevate rapidamente tramite verifiche periodiche e revisione delle pianificazioni dei dipendenti e norme rigide relative all'invio e alle modifiche delle schede attività. Ad esempio, un manager deve approvare qualsiasi inserimento manuale e le modifiche alle percentuali di pagamento, ai tipi di dipendenti o a un manager o alle risorse umane devono documentare le pianificazioni per iscritto. Gli audit rivelano le anomalie - come ad esempio il dipendente che è normalmente programmato per lavorare dal lunedì al venerdì all'improvviso nei fine settimana - e fermare le frodi.

Dipendenti fantasma

Stai pagando dipendenti che in realtà non lavorano per te? Potresti essere sorpreso. I dipendenti Ghost sono il secondo tipo di frode più comune, e il personale o il manager del personale paga spesso lo perpetra. In breve, un dipendente fantasma è un impiegato falso che non ha mai lavorato per la tua azienda, ma che è stato "creato" dal libro paga per deviare i fondi, o qualcuno che una volta ha lavorato per la società e da allora ha lasciato, ma non è mai stato ufficialmente terminato nel sistema dei libri paga.

Considera questo scenario: il tuo impiegato delle paghe è Mary Elizabeth Smith. Mary ha deciso che non guadagna abbastanza, quindi crea una "nuova" dipendente di nome Mary Beth Smith. Poi, quando gestisce il libro paga, taglia due assegni, uno legittimo per Mary Elizabeth, e poi un altro per Mary Beth. In un altro scenario, supponiamo che un dipendente abbia recentemente lasciato l'azienda. La tua responsabile delle paghe, Mary Elizabeth, decide che vorrebbe guadagnare lo stipendio di quella persona, quindi non termina la sua paga, ma invece devia quella paga con un assegno intestato a Mary Beth Smith.

Proprio come le frodi della scheda attività, i dipendenti fantasma possono solitamente essere svuotati con verifiche periodiche e confrontare i registri del libro paga con i controlli che sono stati tagliati oi depositi effettuati per individuare anomalie come nomi duplicati, indirizzi e numeri di previdenza sociale e i nomi dei dipendenti chi non lavora più per la compagnia. La separazione dei compiti aiuta anche a prevenire questo tipo di frode. In altre parole, la persona che elabora le buste paga non dovrebbe essere la stessa persona che apporta modifiche ai record dei dipendenti.

Errata classificazione del lavoratore

L'errata classificazione del lavoratore è un tipo di frode del libro paga che è perpetrata dalla società stessa, intenzionalmente o a causa di un fraintendimento delle regole. L'IRS richiede ai datori di lavoro di classificare i dipendenti come appaltatori indipendenti (1099 dipendenti) o dipendenti W-2, a seconda del tipo di lavoro svolto, del modo in cui vengono pagati e dei parametri del lavoro.

Alcuni datori di lavoro classificano deliberatamente i dipendenti come 1099 lavoratori per evitare di pagare le imposte sui salari, i premi dell'assicurazione malattia e altri benefici, che è una chiara violazione della legge e costituisce una frode. Altri dipendenti classificano erroneamente i dipendenti per sbaglio. In entrambi i casi, la multa per tale frode può arrivare fino a $ 25.000 per istanza - più le tasse sui salari e le penali - quindi è meglio lavorare con una società di gestione stipendi qualificata o con un manager esperto per classificare i dipendenti in modo appropriato.

Le frodi sui salari sono costose per la tua azienda. Rimanere in cima a chi viene pagato quanto - e assicurando che i lavoratori vengano pagati per quello che guadagnano - è importante per i vostri profitti. Inoltre, quando il tuo libro paga è accurato, puoi concentrare la tua attenzione sul tenere le graffette fuori dall'armadio delle forniture.