7 modi per rimanere focalizzati quando lavori da casa (guarda, uno scoiattolo!)

Ho lavorato da casa come libero professionista per diversi anni. Poi ho iniziato un lavoro a tempo pieno con The Penny Hoarder, dove lavoro da casa un giorno alla settimana.

Anche se amo la flessibilità e il comfort - PJ tutto il giorno! - Posso attestare le sfide di lavorare da casa e gestire il proprio tempo. Le distrazioni abbondano e, senza accesso regolare a colleghi e capi, la produttività può risentirne.

Se lavori per te o per un'azienda, le tue sfide sono probabilmente le stesse:

• Rimani concentrato sul tuo lavoro.

• Decidere quali compiti dare priorità.

• Tieni traccia del tuo tempo.

• Comunicare con colleghi, colleghi, clienti o team.

• Collaborando a progetti con persone in tutto il mondo.

Ecco i miei strumenti di produttività preferiti per combattere queste sfide:

1. Usa queste 3 app per rimanere focalizzati

Quando lavori da casa, molti fattori determinano il tuo livello di attenzione. Dovrai assicurarti che la famiglia o i coinquilini sappiano che ti consente di essere e che il tuo ufficio domestico è privo di distrazioni.

Ma non dimenticarti di quella gigantesca distrazione proprio di fronte a te: internet.

Lavorare da casa richiede un computer e una connessione a internet quasi il 100% delle volte. Devi capire come concentrarti sui tuoi compiti mentre sei connesso letteralmente a tutto il mondo contemporaneamente.

Nessuno dovrebbe essere affrontato con tale impresa. Per fortuna, esistono molti strumenti per aiutare:

• RescueTime ti fornisce un rapporto dettagliato dell'attività quotidiana del tuo computer, mostrandoti quali applicazioni e siti web ricevono la maggior parte della tua attenzione.

• SelfControl per Mac ti consente di mettere in blacklist dei siti Web che ti distraggono - pensa: social media, email o forse un blog di notizie sulle celebrità? - e impostare un periodo di tempo durante il quale non è possibile accedervi. Per PC, prova l'estensione Chrome di Self Control.

• Time Out ha una motivazione simile alla Pomodoro Technique, che ti ricorda di fare pause dallo schermo per tutta la giornata lavorativa. Imposta questa app per ricordarti di fare una pausa per allungare, mangiare a pranzo o semplicemente rilassare i muscoli e riposare gli occhi.

2. Essere più produttivo nell'e-mail

L'e-mail può essere uno dei momenti più importanti della tua giornata, a meno che tu non lo faccia nel modo giusto. Ti consiglio di utilizzare Gmail o la sua app Inbox ottimizzata per dispositivi mobili. Entrambe le app offrono opzioni che ti aiutano a rimanere organizzato in modo da poter dedicare meno tempo alla smistamento tramite e-mail.

Leggi il mio sei hack di Gmail per aiutarti a essere più produttivo nella tua giornata lavorativa.

3. Semplificare la comunicazione con un'app di messaggistica

Per mantenere pulita la tua casella di posta elettronica, utilizza un'app di messaggistica per conversazioni in corso con il tuo team.

Ecco i miei preferiti:

Attraverso Slack, puoi unirti a un team esistente per invito - ad es. per un'organizzazione professionale a cui fai parte. Puoi anche avviare un nuovo team per la tua azienda o i tuoi colleghi.

Google Hangouts ti consente di inviare messaggi istantanei ai contatti da Gmail o nell'app Hangouts o di avviare una chat video con un massimo di 25 utenti.

Se si utilizza un iPhone e un Mac, è possibile utilizzare l'app desktop Messaggi per continuare le conversazioni dal telefono sul desktop: tutte le conversazioni verranno visualizzate in entrambe le posizioni.

Se le chatter costanti in queste app diventano fonte di distrazione, ognuna ha opzioni "assenti" o "non disturbare" per consentire all'utente di concentrarsi ma rimanere connesso.

4. Organizza e condividi i tuoi progetti

Per collaborazione e organizzazione, La suite di app di Google è il mio preferito in assoluto.

Documenti, Fogli e Presentazioni consentono al tuo team di creare contenuti, lavorare sugli stessi file contemporaneamente e tenere traccia di modifiche e commenti. Interrompi l'invio di allegati via email e perdi la versione più recente dei tuoi progetti!

Drive ti consente di caricare, archiviare, condividere e scaricare file in quasi tutti i formati, quindi non devi inviare file via email o preoccuparti di creare un documento compatibile con il software del tuo collega.

5. Gestisci la tua lista delle cose da fare con un'applicazione gratuita

Esistono molti strumenti per la gestione di progetti e team che consentono di semplificare il lavoro con un team di grandi dimensioni. Se lavori da casa per un'azienda, ti consiglio di chiedere al tuo capo di esaminare Flow o LiquidPlanner per tenere traccia dei grandi progetti.

Se lavori per te stesso e hai bisogno di una soluzione più semplice per gestire il tuo tempo o lavorare a progetti con poche persone, considera queste opzioni gratuite:

iDoneThis

iDoneThis è un sito gratuito super-semplice che puoi usare per fissare obiettivi quotidiani personali o di squadra e festeggiare le vittorie. Ogni giorno, nota ciò che hai fatto e crea gli obiettivi per il giorno successivo. Puoi persino impostare iDoneThis per inviarti via email un promemoria quotidiano e rispondere via email per aggiornare il tuo elenco.

Quando lavori da solo, questo servizio è un utile promemoria quotidiano dei tuoi risultati e un modo semplice per impostare le priorità per ogni giorno.

Avvio di un iDoneQuesto team con colleghi o colleghi consente di vedere ciò che gli altri stanno ottenendo e aggiunge responsabilità per il raggiungimento dei propri obiettivi.

Trello

io amo Trello quasi interamente a causa del suo design, che è più appetibile della maggior parte delle app di project management. Ti consente di creare e condividere schede dedicate a vari dipartimenti o progetti, quindi aggiungere attività e altre informazioni come schede su tali schede.

Trascina e rilascia le carte per spostare le scadenze o le priorità, assegnare le carte a vari membri del team, allegare documenti e immagini e chattare con altri membri all'interno delle attività.

Trello è gratuito da usare con schede, carte e membri illimitati. Se hai bisogno di più controllo e opzioni, è $ 9,99 per utente al mese.

6. Pianificare le riunioni senza l'e-mail Indietro e Avanti

La pianificazione è un altro timesuck e inbox-ladro di cui non hai bisogno nella tua giornata. Le e-mail e persino i messaggi istantanei sono fastidiosi e inefficienti per l'attività. Invece, utilizzare un semplice programmatore di riunioni per farlo fare più velocemente e tornare al lavoro.

Scarabocchio

Potresti aver già sentito parlare di Doodle, il classico strumento di pianificazione. La sua semplicità lo rende un pilastro. Crea un evento - come una riunione di personale remoto o pranzo in rete - e invita i partecipanti a scegliere un momento.

Se pianifichi appuntamenti con coaching o clienti di consulenza, mi piace l'app BookMe di Doodle, che parte da $ 10 al mese.

Google Calendar

Se non hai colto la mia mania delle app di Google a questo punto, permettimi di aggiungerne un altro: Calendar ti aiuta a pianificare eventi e riunioni condividendo le pianificazioni con gli altri in modo da poter vedere rapidamente quando tutti sono occupati o disponibili.

All'interno della tua organizzazione, Calendar è uno strumento più efficiente per la pianificazione rispetto a Doodle, poiché i tuoi colleghi probabilmente condivideranno i loro calendari con te.

7. Evitare di essere distratto da collegamenti obbligatori

Qualunque sia il tuo lavoro, scommetto che passi molto tempo su Internet e sui social media per necessità. Devi fare ricerche per articoli, conoscere un business, raggiungere la rete o semplicemente il numero di telefono di Google.

Sfortunatamente Internet è pieno di mine antiuomo - titoli che non puoi fare a meno di cliccare.

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Lo so. Devi leggere questo. Ma non lasciare che rovini la tua produttività.

Quando trovi un articolo che devi leggere ma non hai tempo, salvalo in Pocket e leggilo più tardi.

Bonus: prova Zoho se stai partendo da zero

Molte di queste app potrebbero essere la soluzione migliore, perché sono ampiamente utilizzate dalle persone con cui lavorerai. Ad esempio, la tua azienda potrebbe utilizzare Gmail per le email dei dipendenti, che ti consente di accedere a tutte le app di Google.

Se stai lavorando per te stesso o costruisci una squadra da zero, però, potresti voler controllare Zoho, software cloud per le aziende che offre strumenti per tutti i precedenti account sotto uno - gran parte gratuitamente

Con un account Zoho gratuito, puoi utilizzare Zoho mail, documenti, calendario e attività; più Connect, un social network privato per la tua squadra; Progetti, un'app di gestione del progetto; e la sua app Meeting per videochiamate.

Zoho non è così diffuso come molti di questi altri strumenti, quindi controllalo per te stesso. Uso documenti e posta e li amo. Mi consente di impostare gratuitamente un indirizzo e-mail nel mio dominio e mi piace che la collaborazione tra team possa essere implementata sotto lo stesso tetto.

Il tuo turno: quali sono i tuoi strumenti di produttività preferiti?

Dana Sitar (@danasitar) è una scrittrice di The Penny Hoarder. Ha scritto per Huffington Post, Entrepreneur.com, Writer's Digest e altro, tentando l'umorismo ovunque sia permesso (ea volte dove non lo è).