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7 Strumenti gratuiti indispensabili che mi aiutano a gestire la mia attività di scrittura freelance

7 Strumenti gratuiti indispensabili che mi aiutano a gestire la mia attività di scrittura freelance

Quando ho iniziato a scrivere freelance cinque anni fa, ho eseguito un'operazione abbastanza umile, mettendo insieme l'articolo occasionale.

Ma quando ho guadagnato più visibilità e ho assunto ruoli di scrittura del personale con più siti, ho dovuto iniziare a considerare il freelance come un semplice concerto. Anche nelle fasi iniziali, il freelance è un business.

Dato che la mia attività è cresciuta da un lavoro informale a progetti regolari e i clienti hanno iniziato a contattarmi, ho capito che avevo bisogno di aiuto. Invece di pubblicare post di lavoro alla ricerca di uno stagista non retribuito, ho cercato gli strumenti migliori che mi avrebbero consentito di concentrarmi sul mio lavoro e, cosa ancora più importante, ridimensionarlo.

Passare da un cliente a cinque, 10 o più significa un sacco di organizzazione, gestione del tempo e priorità. Per fortuna, ci sono un sacco di programmi (gratuiti!) Che possono aiutare. Ecco i primi sette strumenti gratuiti che utilizzo per gestire il mio business freelance.

1. Grammatica

Costo: gratuito, con una versione a pagamento disponibile

Come scrittore, sono orgoglioso della mia corretta padronanza della lingua e della grammatica inglese. Tuttavia, scrivo una tonnellata - articoli, post sui social media, e-mail e persino liste della spesa - quindi è rinfrescante avere una sorta di editor in tempo reale per aiutare la mia scrittura ad apparire al meglio.

Se commetto un errore in una semplice corrispondenza e-mail con un cliente, o peggio, a potenziale cliente, riflette male - soprattutto considerando che sto lanciando un progetto che si concentra sui miei punti di forza come scrittore ed editore.

Per aiutare con questo, ho installato Grammarly sul mio browser, e c'è anche un'integrazione di Microsoft Office. Sebbene io dia a tutti i miei pezzi una seconda e una terza lettura, Grammarly mi aiuta a rendere la bozza iniziale molto più raffinata.

È come collaborare con un editore mentre scrivo, e il minor tempo che dedico all'editing significa che posso guadagnare più soldi in meno tempo. Usare Grammarly mi consente di concentrarmi sul contenuto e preoccuparmi meno della grammatica.

2. Trello

Costo: gratuito, con livelli a pagamento disponibili

La gestione dei progetti non è meno importante in un'azienda freelance che in un luogo di lavoro tradizionale, ma ci sono alcune differenze fondamentali: tu sei il capo di te stesso e, senza uno stipendio, non rimanere in cima alle tue scadenze significa non essere pagato.

The Write Life offre sei consigli di gestione del tempo per i freelance, tra cui pianificazione, definizione delle priorità, organizzazione e avvio precoce. Compio questi compiti con Trello.

Essenzialmente una scheda Kanban, Trello mi consente di creare varie schede per progetti e di trascinare e rilasciare le carte in colonne.

Ho impostato il mio come un comitato editoriale per mantenere visivamente i miei incarichi di scrittura. È una soluzione piuttosto semplice ma efficace per monitorare lo stato del progetto. Uso cinque colonne, che rappresentano le fasi del mio processo di scrittura: Articolo Pitch, Researching, Writing, Editing, Submitted e Published.

Quando affronterò un nuovo progetto, creerò una carta nella colonna Pitch dell'articolo. Mentre il pezzo si muove attraverso il processo di scrittura, lo stesso vale per la mia carta.

Per impostare le priorità, aggiungo etichette (verde per basso, giallo per medio, rosso per alto), assegna le date di scadenza e creo un elenco di controllo per le attività secondarie. Ho persino ricevuto notifiche sulle scadenze imminenti dalle app Trello sul mio smartphone e tablet.

Trello offre uno stuolo di risorse per la creazione di flussi di lavoro e la creazione di modelli, e c'è anche una sezione dedicata alle risorse per freelance e consulenti. I modelli sono piuttosto semplici, ma il blog Trello offre una raccolta di casi d'uso e idee specifiche.

3. Pomodoro Timer

Senza costi

Come mio capo, sono responsabile della gestione del mio tempo. Certo, lavorare da casa significa saltare il lungo tragitto, ma la flessibilità e l'impostazione portano le loro sfide. Mi sono ritrovato facilmente distratto, soprattutto all'inizio.

Poi ho scoperto la tecnica del Pomodoro e ho iniziato a usare Tomato Timer. Francesco Cirillo ha fondato questo concetto negli anni '80 e la semplice strategia di produttività produce enormi benefici.

Ho impostato un timer per 25 minuti e ho lavorato su un determinato compito (e solo su quell'attività) durante quel periodo. Una volta che il timer si spegne, ho completato il primo Pomodoro e mi sono ricompensato con una pausa da tre a cinque minuti. Dopo quattro Pomodori, prendo una pausa da 20 a 30 minuti.

Allora perché usare la tecnica del Pomodoro? Mentre amo la libertà di autogestirsi, questo metodo mi aiuta a iniziare più velocemente. Piuttosto che fissare il vuoto di un documento di testo vuoto, Comincio il mio timer e corro per ottenere il più possibile in 25 minuti.

Inoltre, mi aiuta a smettere di procrastinare. Indipendentemente dal fatto che lavori in un ufficio oa casa, probabilmente sei stato colpito dall'impulso di controllare Facebook, Twitter, Reddit o qualcos'altro che non funziona.

La tecnica del Pomodoro e le sue interruzioni integrate sono come l'allenamento a intervalli, ma per il lavoro. Un po 'di riposo tra gli sprint mi aiuta a rimanere concentrato più a lungo e ad essere più produttivo quando sono in missione.

Uso il Tomato Timer gratuito poiché non è necessario scaricare, ma puoi scegliere tra molte altre app gratuite.

4. Wave

Costo: gratuito, con livelli a pagamento disponibili

Come scrittore, sono orgoglioso di poter calcolare un suggerimento, ma le mie abilità matematiche finiscono qui. In definitiva, non sono un contabile.

Ma Il freelance significa che devi stare al passo con questioni come il pagamento delle tasse trimestrali, la determinazione delle detrazioni, la tenuta dei registri e, naturalmente, la fatturazione. Wave, etichettato come "contabilità reale per non contabili", è uno strumento fantastico che ho usato per semplificare questi processi.

Il suo software di contabilità, scontrino scontrino e fatturazione è tutto gratuito e abbastanza completo, e puoi integrare PayPal, Microsoft Excel e i tuoi conti bancari.

Molti siti per cui scrivo, sia che si tratti di concerti occasionali o ricorrenti, pagano tramite PayPal, e Wave elenca automaticamente ogni transazione. Uso la mia carta di credito e PayPal per questioni sia aziendali che personali, quindi è fantastico che Wave mi consenta di separare tali transazioni. Questo semplifica la mia contabilità e il bilancio.

Lo strumento gestisce anche le transazioni in più valute, un'inclusione particolarmente impressionante per noi nomadi digitali.

Come ogni libero professionista sa o apprenderà rapidamente, è essenziale tenere traccia delle ricevute. La funzione delle ricevute mi aiuta a rimanere organizzato e a tenere registri dettagliati con upload su web, mobile e email.

5. Zapier

Costo: gratuito, con livelli a pagamento disponibili

La mia attività coinvolge molte parti mobili. Uso email e Slack per la comunicazione, Trello per la gestione dei progetti, una miriade di siti di social media e una manciata di sistemi di gestione dei contenuti. Zapier mi consente di configurare integrazioni personalizzate tra questi strumenti.

Ad esempio, ho configurato Zapier per inviare notifiche Trello su Slack. Quando sposto una carta Trello, Zapier invia una notifica Slack che mi consente, o altri colleghi scrittori freelance, di conoscere lo stato del progetto aggiornato.

Zapier mi ha anche aiutato a connettere Gmail e Trello. Quando un cliente mi contatta con una proposta di progetto, posso creare le carte Trello direttamente dall'e-mail.

Quando accetto ufficialmente un progetto, lo contrassegno con l'etichetta "Freelance" in Gmail. Questo genera automaticamente una carta in Trello con campi personalizzati che includono il corpo dell'email. Per modificare la scheda, devo ancora andare in Trello, ma questo è ancora molto meno lavoro rispetto alla creazione da zero. Più processi posso automatizzare, più posso concentrarmi sul progetto stesso.

Zapier offre possibilità quasi illimitate e il suo piano libero piuttosto pesante consente di eseguire cinque Zaps (integrazioni automatiche) con un massimo di 100 attività al mese.

6. e 7. Buffer e Hootsuite

Costo: gratuito, con versioni a pagamento disponibili

Per i freelance, i social media sono un paesaggio da collegare, mostrare talento, rimanere in contatto con i clienti e altro ancora. Ho fatto concerti e guadagnato una preziosa esposizione prendendo articoli virali attraverso l'hacking della crescita sociale. Una società di tecnologia mi ha reclutato per contribuire al suo blog dopo aver visto il mio lavoro sui social media, e spesso i registi mi mandano degli screeners o creano interviste tramite Twitter e Facebook.

Buffer e Hootsuite semplificano la gestione dei miei social media; questo è il modo in cui gestisco il mio Twitter, Facebook, LinkedIn, Pinterest, Google Plus e Instagram.

Pianificando i miei post sui social media in un blocco, risparmio un tempo inestimabile. Piuttosto che navigare individualmente su ogni sito di social media, pianifico semplicemente i miei contenuti per condividerli tramite Buffer e Hootsuite. Tra circa 10 e 15 minuti, posso impostare tutti i contenuti che voglio condividere nei prossimi giorni.

Il piano Hootsuite gratuito offre una pianificazione illimitata e analisi più complete, mentre il pacchetto gratuito di Buffer offre un'interfaccia utente semplificata ma solo 10 post programmati per account.

Tuttavia, il piano gratuito di Hootsuite mi limita a tre profili di social media, mentre ho impostato Facebook, Twitter, LinkedIn e Google Plus tramite Buffer. L'utilizzo di un ibrido di Buffer e Hootsuite mi dà la flessibilità di pianificare i post su tutti i miei social network.

Il tuo turno: quali strumenti gratuiti usi per gestire il tuo business freelance?

Moe Long è il fondatore / redattore capo di Cup of Moe e lo staff writer per MakeUseOf, TechBeacon, Cliqist, Bubbleblabber ed EpicStream. Quando non batte la tastiera, può essere trovato a bere troppo caffè ea guardare "Star Trek: The Next Generation".


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