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Come ho diminuito il mio orario di ufficio settimanale da 40-plus a meno di 8

Come ho diminuito il mio orario di ufficio settimanale da 40-plus a meno di 8

Un CEO può lavorare 8 ore alla settimana? Sì, ed ecco come l'ho fatto ...

Ti siedi alla scrivania pronto a distruggere la tua giornata di lavoro. Fai una tazza di caffè, apri il calendario e tuffati nel tuo compito più importante. E poi succede. Il telefono squilla, o un collega si ferma per dire "hey". Forse il tuo capo oscilla per chiedere di quei rapporti sul TPS.

Qualunque sia il tipo di interruzione che affronti, è fastidioso. E se lavori in un ufficio, sai esattamente di cosa sto parlando. Se sei seduto dietro quella scrivania e "cronometrato", tutti pensano che sia perfettamente giusto coinvolgerti.

Sfortunatamente, questi impegni casuali possono assolutamente uccidere la tua produttività. Non solo possono metterti fuori gioco, ma possono consumare la tua energia mentale per il giorno. Mentre non mi accorgevo di quanto tempo perdessi prima di avere figli, me ne accorgo molto di più ora che ne ho quattro. E sì, essere genitori ha seriamente limitato la mia capacità di sopportare chiacchiere e chiacchiere insensate. Genitori, tu sai di cosa sto parlando.

Venti minuti in un corridoio che parlano della partita di ieri sera. Un collega lamentandosi per le cose sul posto di lavoro. Un piacevole invito al pranzo che si trasforma in un affare di due ore contro la tua volontà. Questo è il tipo di materiale che può sprecare la tua produttività e ridurre il tuo potenziale.

Creare spazio e forgiare un nuovo percorso

Dopo alcuni anni passati a sopportare questi momenti sprecati e opportunità, ero convinto che qualcosa doveva cambiare. Volevo uscire di più dall'ufficio, ma realizzare quasi la stessa quantità di lavoro. Ancora più importante, volevo smettere di sprecare tanto tempo quando potevo essere a casa con la mia famiglia o godermi la vita.

All'inizio pensavo che lasciare l'ufficio più spesso sarebbe stata un'impresa impossibile. Voglio dire, come potrebbe andarsene più spesso e comunque realizzare lo stesso livello di lavoro?

Certo, ero l'amministratore delegato della mia società di gestione patrimoniale, ma questo non significa che potrei andare e venire a mio piacimento. Se non fossi in ufficio, cosa penserebbero i miei clienti? La mia squadra è stata persino in grado di gestire tutto in mia assenza? E se qualcosa fosse andato storto?

Mi ci è voluto un po 'per capire che ero consumato da convinzioni limitanti. Fortunatamente, alcuni fantastici imprenditori e leader di pensiero mi hanno fatto capire l'errore dei miei modi.

Per prima cosa, ho letto il libro di Tim Ferris The 4-Hour Workweek e ho capito cosa era possibile. Usando le strategie del suo libro, potrei ridurre significativamente il mio tempo in ufficio, giusto?

In secondo luogo, ho aderito a un programma di coaching con il nome di Strategic Coach. Durante questo programma, mi hanno introdotto al concetto di "creare spazio".

Un esercizio che dovevamo fare consisteva nel calcolare quanti giorni liberi avevamo fatto nell'ultimo anno. Perché? Perché hanno detto che dovevamo imparare a "creare spazio" nelle nostre vite. E per creare quello spazio, dovevamo concederci una pausa e un po 'di tempo libero.

Nel corso del tempo, l'esercizio mentale di "creare spazio" mi ha permesso di capire cosa era importante nella mia vita, quindi esternalizzare il resto.

In terzo luogo, ho iniziato ad ascoltare i geni della produttività come Michael Hyatt. Gli imprenditori altamente produttivi non nascono in questo modo, afferma la Hyatt. Imparano a diventare ultra-produttivi padroneggiando i loro ambienti.

Secondo Hyatt, le continue interruzioni e distrazioni sono il primo ostacolo per gli imprenditori che controllano le loro liste di cose da fare e lavorano per raggiungere i loro obiettivi.

E questo è un vero peccato, nota Hyatt. "Imprenditori e dirigenti come noi hanno troppo valore per contribuire alle nostre attività e alle persone che contano di più nella nostra vita, per lasciarci distrarre dalle distrazioni", dice sul suo sito web.

Ascoltare solo esperti come questi mi ha insegnato a "creare spazio" e ad allontanarmi dalla mia situazione fino a un certo punto. Da lì ho intrapreso un percorso per limitare le distrazioni e costruire una giornata lavorativa migliore.

Nel tempo, ho portato il mio orario di ufficio da 40 ore / settimana a 8 ore, senza alcun impatto sulla produttività e guadagni ancora maggiori nel tempo.

Come ho fatto? Ecco i dettagli:

1: ho assunto strategicamente.

Anche se avevo già un direttore delle relazioni con i clienti per il personale, ho aggiunto anche un consulente associato. Il lavoro di questo professionista era di "essere me stesso" quando non ero lì - dando consigli esperti ai nostri clienti e fornendo il servizio che meritavano.

È qui che sento che molti piccoli imprenditori falliscono. Spaventati, nessuno potrebbe mai stare nei loro panni, si rifiutano di esternalizzare il loro lavoro più importante. Ma se vuoi ridurre le tue ore, questo passaggio è cruciale.

Ci è voluto un po 'per avere tutto pronto. Per un mese ho dovuto lavorare 60 ore al mese per insegnargli tutto ciò che aveva bisogno di sapere. Ma una volta che il duro lavoro è stato fatto, ho avuto una controparte fidata e lucida su cui appoggiarmi.

# 2: Abbiamo iniziato a documentare i nostri processi.

Alla fine, ho imparato che avrei potuto semplificarmi la vita snellendo i processi che ho fatto più e più volte. Uno strumento in cui sono incappato, Sweet Process, ti aiuta a creare processi per tutto ciò che riguarda la tua attività.

Utilizzando questo strumento, abbiamo iniziato a creare processi per attività di livello superiore come l'apertura di nuovi account. Da lì, abbiamo creato processi per effettuare depositi bancari e elaborare i contributi dei clienti. Una volta risolti tutti i compiti di livello superiore, abbiamo persino creato sistemi per assumere le piccole attività nella nostra giornata lavorativa.

La creazione di tutti i processi richiede un lavoro iniziale, ma una volta che il processo è terminato e la persona è stata addestrata, non dovrai mai più farlo. Ancora meglio, se mai dovessi assumere qualcuno di nuovo o sostituire quella persona, i tuoi processi documentati possono servire da manuale di addestramento.

# 3: I "spazio creato" e ora programmata.

Una volta assunto un maggior numero di persone e creato processi, ho dovuto pianificare il tempo per vedere se la mia nuova strategia potesse funzionare. Quindi, è esattamente quello che ho fatto - anche se dovevo forzarmi. All'inizio passavo del tempo in un caffè o al lavoro da casa. In questo modo, ho potuto testare le abilità dei miei dipendenti senza allontanarmi completamente.

Quando mi sentivo più a mio agio, ho iniziato a prendere il martedì. Poi ho iniziato a aggiungere più "off days" al mio calendario ogni settimana. Alla fine, sono rimasto in ufficio solo 8 ore ogni settimana, ma tutto procedeva senza intoppi. E sì, è stato fantastico!

# 4: Abbiamo migliorato la comunicazione.

Prima di ridurre i miei orari, le principali fonti di comunicazione nel nostro ufficio erano email, testo e google chat. Questo ha funzionato bene per un po ', ma alla fine ci siamo resi conto che stavamo perdendo conversazioni e dettagli in questo modo.

Poi ci siamo imbattuti in un programma chiamato Slack. Slack ci ha permesso di creare canali specifici per determinate esigenze per la nostra società di consulenza finanziaria, quindi creare conversazioni in corso che potremmo cercare tra i dettagli del passato. Dove una volta perdevamo informazioni e conversazioni importanti, Slack teneva tutta la nostra corrispondenza in un unico posto.

5: abbiamo esaminato le azioni e cercato modi per migliorare.

Proprio come nell'esercito, ho creato un processo per le recensioni settimanali nel mio ufficio. Non abbiamo esaminato il lavoro di ciascuno di per sé, ma invece, come è andata la settimana in generale. Com'è stata la nostra comunicazione? È stato fatto tutto? Qualcosa è caduto attraverso le fessure?

Evidenziando eventuali lacune nella nostra comunicazione e pianificazione, abbiamo potuto trovare modi per migliorare. E questo è esattamente quello che abbiamo fatto. Nel corso del tempo, abbiamo migliorato tutto, dalla comunicazione quotidiana ai risultati per i nostri clienti.

Pensieri finali

Dove una volta sentii che non avrei mai potuto lasciare l'ufficio, ora lavoro solo per circa 8 ore alla settimana. E come l'ultimo chiodo nella bara e la prova che tutto ciò che ho delineato qui funziona, abbiamo drasticamente migliorato anche la nostra redditività. In effetti, Alliance Wealth Management (la mia azienda) è in grado di aumentare le entrate del 31% quest'anno.

Con più tempo a disposizione, ora sono in grado di essere un padre e un marito migliori. Inoltre, ho creato spazio e tempo per fare qualcosa che ho sempre voluto fare, ovvero creare un corso orientato verso consulenti finanziari che vogliono diventare una forza da non sottovalutare nello spazio online.

E sai cos'altro? Il mio corso, The Online Advisor Growth Formula, è sulla buona strada per aggiungere $ 100.000 di entrate alla mia attività quest'anno. Questo fatto sottolinea l'idea che più ore di lavoro non significano sempre maggiori risultati - ea volte, meno è di più.

Nulla di tutto ciò sarebbe potuto accadere se non fossi mai andato via - e se non avessi mai ascoltato gli esperti esperti di produttività che hanno forgiato questa strada per me.

Se sei stanco di lavorare di più per ottenere meno risultati, assicurati di ascoltare gli esperti che studiano la produttività come se fosse il loro lavoro (perché lo è). Potresti sentirti "bloccato" lavorando troppe ore ora, ma alcuni piccoli cambiamenti possono fare un mondo di differenza.

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